Risque de pandémie et mise à jour du document unique avec le logiciel 1-One

En période de pandémie le Ministère du travail rappelle l’impérative nécessité de mettre à jour le DUERP, le module logiciel document unique d’1-One vous accompagne dans l’identification et la prévention des risques professionnels, risques physiques, risques psychosociaux, risques chimiques.

Dès lors que les conditions ou l’organisation du travail évoluent, le document unique doit être mis à jour et intégrer notamment les nouveaux risques physiques et psychosociaux qui apparaissent.

Pour respecter son obligation de sécurité et de protection de la santé de ses collaborateurs, l'employeur doit donc procéder à une réévaluation des risques professionnels et à une actualisation du Document Unique en intégrant les risques liés à la pandémie et les actions de prévention à mettre en œuvre : aménagement des locaux, réorganisation du travail, affectation à un nouveau poste de travail, télétravail…

Pour rappel, l’article R.4121-1 du code du travail impose à tout employeur du secteur privé ou public de transcrire et de mettre à jour dans un seul et unique document, le Document Unique d’’Evaluation des Risques Professionnels, DUER ou DUERP les résultats de l’évaluation de l’ensemble des risques professionnels impactant la santé physique et/ou mentale des travailleurs.

La mise à jour de ce document unique doit être réalisée au moins une fois par an et lors de toute modification ou aménagement important des conditions de travail, également lorsqu’une information supplémentaire intéressant un risque est recueillie.

Le Document unique est un document obligatoire dans toute entreprise, il doit être accessible pour tous les salariés, il fait l’objet d’une présentation et d’un échange avec les instances représentatives du personnel, CSSCT, CSE.

Le Document Unique répertorie l’ensemble des risques auxquels les salariés sont exposés ainsi que les actions de prévention mises en œuvre pour assurer la santé, la sécurité et la qualité de vie au travail, sa forme reste libre mais sa présentation doit permettre de clairement identifier les risques et actions de prévention régulièrement actualisé.

Au-delà de la contrainte de mise à jour périodique, (au moins une fois par an), dès lors que les conditions ou l’organisation du travail évoluent et donc que les risques liés à l’activité professionnels des salariés changent, le document unique doit être mis à jour.

Le Ministère du travail indique ainsi sur son site que les évaluations des risques auxquels les salariés sont exposés doivent être renouvelées en raison de l'épidémie pour identifier les risques de contagion, la réorganisation du travail mise en place afin et de réduire au maximum leur propagation sur le lieu de travail ou à l'occasion du travail et d’identifier les nouveaux risques qui peuvent résulter de cette réorganisation, qu’il s’agisse de risques physiques ou de risques mentaux dits risques psychosociaux.

L’obligation de l’employeur est donc avant tout d’identifier et de prévenir les risques liés à pandémie :

«… Ainsi, il n’incombe pas à l’employeur de garantir l’absence de toute exposition des salariés à des risques mais de les éviter le plus possible et s’ils ne peuvent être évités, de les évaluer régulièrement en fonction notamment des recommandations du gouvernement, afin de prendre ensuite toutes les mesures utiles pour protéger les travailleurs exposés. ..» source site du Ministère du travail, rubrique actualité – https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-covid-19-securite-et-sante-des-travailleurs-les-obligations

Dans ce contexte, il incombe donc bien aux employeurs de procéder à l'actualisation et à l'évaluation des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés dans le cadre d’une situation qui évolue rapidement, tant en matière de risques que d’actions de prévention. Cette actualisation peut se révéler complexe à mettre en œuvre pour un employeur qui ne dispose pas d’un logiciel de gestion des risques proposant une mise à jour simple et rapide du document unique : l’agrégation dans le document unique des données provenant de différents sites devient complexe si elle n’est pas nativement prévue lors de la saisie des données dans un logiciel dédié aux risques professionnels.

L’actualisation en fonction de l’évolution des situations de travail qui incombe à l’employeur implique ainsi :

De procéder à l’évaluation des risques encourus sur les lieux de travail qui ne peuvent être évités en fonction de la nature du travail à effectuer.
De mettre en œuvre et de restituer les informations sur les mesures de prévention les plus pertinentes.
De solliciter et d’informer les représentants du personnel sur la définition des pratiques de bonnes conduites à mettre en œuvre, sur les mesures de prévention choisies et restituées dans le Document Unique, DUER ou DUERP.
De faire appel lorsque cela est possible au service de médecine du travail dont la mission est de conseiller les employeurs, les travailleurs et leurs représentants sur la prévention des risques, et de préconiser toute mesure de protection efficace au vu du contexte et de son évolution prévisible.
De communiquer et faire respecter les gestes barrières recommandés par les autorités sanitaires.

L’objectif de l’EVRP pour la mise à jour du document unique, est bien sûr d’adapter l’environnement physique de travail habituel des salariés (bureaux, ateliers, lieu de chalandise…) mais également de mettre en place autant que possible le télétravail pour les métiers potentiellement éligibles.

Cette réorganisation du travail est génératrice de nouveaux risques au-delà du risque direct de contamination : l’apparition de nouveaux risques psychosociaux.

Pour les personnels qui continuent à exercer leur activité sur le lieu de travail habituel, de nouveaux risques psychosociaux doivent ainsi être pris en considération dans le document unique, et en premier lieu le stress lié à la peur d’une contamination (fatigue émotionnelle, altération du jugement, troubles de l'humeur, inattention…).

Les salariés qui travaillent en télétravail sont également soumis à de nouveaux risques psychosociaux.

un certain nombre de facteurs de risques psychosociaux lié au télétravail apparaissent :

Culpabilité vis-à-vis des collègues ne pouvant pas être en télétravail
Ennui, frustration, causés par la réduction des contacts physiques et sociaux
Anxiété, sensation d’oppression, angoisse, sensations somatiques, etc…
Sentiment d’impuissance face aux proches fragiles ou à distance
Sentiment d’isolement
Comportements d’évitement ou de colère
Abus de substances (alcool, tabac ou autres drogues)
Irritabilité
Tensions conjugales ou familiales
Difficultés à reprendre le travail

La prise en charge de ces risques, qui doivent être identifiés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels, nécessite donc de mettre en œuvre de nouvelles actions de prévention répondant à ces nouvelles situations d’exposition qui ne font pas partie habituellement des risques et des actions rencontrés dans la majorité des entreprises.

La nécessaire réactivité et les évolutions fréquentes face à de nouveaux risques et la recherche d’actions de prévention adaptées impose donc à l’employeur d’avoir un outil de prévention des risques professionnels, un logiciel de gestion des risques, de suivi des actions de prévention et de production du document unique qui lui permette à la fois de communiquer mais également de disposer d’un outil de reporting relatif aux actions de prévention, prévues, engagées, réalisées, à faire évoluer ou à renouveler pour faire face à une évolution fréquente des risques auxquels les salariés sont exposés en période de pandémie.

Les fonctionnalités du logiciel Document Unique 1-One, qui adressent plus globalement la prévention des risques et la santé sécurité au travail 1-One répondent à ces objectifs et propose notamment de génèrer à la demande un Document Unique.

Le logiciel document unique avec les modules de gestion des risques et des actions de prévention permet ainsi:

L’enrichissement rapide du référentiel de risques en prenant notamment en considérantion le risque de pandémie, les risques psychosociaux, qui sont renseignés, complétés d'une description précise accompagnée ou non d’images et de documentations.

La saisie en lot et la saisie transverse dans le logiciel des risques identifiés par Site, Unité de Travail, Poste de Travail, Tâche ou Activité. Pour les entreprises multisites, ces fonctionnalités permettent d’identifier et d’évaluer très rapidement les nouveaux risques renseignés au référentiel ou catalogue de risques.

Avec ces fonctionnalités de gestion du logiciel pour les risques, il est donc possible d’actualiser les situations de travail concernées par les nouveaux risques, qui seront présentés dans le document unique.

Par ailleurs, le module d’évaluation des risques du logiciel est complété d’un système de notification qui invite les responsables de sites, les référents prévention et les différents utilisateurs du logiciel document unique à se tenir informés des nouvelles saisies portant sur les risques et leur cotation, ces notifications sont adressées pour information, pour action, pour communication interne…

En complément la page d’accueil du logiciel risques 1-One présente des widgets sur les risques relevant du périmètre opérationnel de l’utilisateur connecté. Ces widgets sur la page d’accueil du logiciel document unique sont complétées par une rubrique d’actualité qui est destinée à la communication interne de l’entreprise sur la prévention des risques : l’utilisateur a donc accès aux informations publiées telles que les nouveaux risques identifiés, les bonnes pratiques à mettre en œuvre... Sous forme de texte, de vidéos et d’images.

L’objectif de ces fonctionnalités ouvertes et adaptées au contexte de chaque société, est de communiquer sur les nouveaux risques, attribuer les actions à conduire face à ces nouveaux risques, consolider les données provenant des différents sites de l’entreprise en matière d’évaluation des risques professionnels afin de produire un Document Unique actualisé, facilement mis à jour et qui fournit des données toujours d’actualité.

Cette étape de mise à jour des risques dans le logiciel DUER sont bien sur l’étape première avant, de procéder à la préparation des actions de prévention adaptées aux nouvelles situations à risque identifiées.

Logiciel Risques professionnels Tout comme le référentiel des risques peut être rapidement mis à jour dans le module du logiciel EVRP, le référentiel des actions de prévention du logiciel est complété pour répondre au contexte de pandémie : action de confinement, mise à disposition d’EPI…

Tout comme pour la mise à jour de l’évaluation des risques dans le logiciel, il est possible de renseigner les actions de prévention à mettre en œuvre, déjà mise en œuvre, en attente de validation… pour l’ensemble des risques identifiés sur les différents sites. En utilisant la fonctionnalité de notification du logiciel de prévention, les responsables de site, chefs de services, managers… sont informés des actions de prévention déjà actives, des actions de prévention dont ils doivent superviser ou prendre en charge la mise en œuvre.

Tout comme pour l’EVRP, la page d’accueil adaptée par utilisateur restitue l’état d’avancement des actions de prévention, leur priorisation suivant le périmètre opérationnel de chaque utilisateur.

L’ensemble des données sur les actions de prévention est bien sur restitué dans le logiciel et dans le Document Unique produit à la demande, pour la société, par site, par atelier…avant transmission aux instances représentatives du personnel et avant mise à disposition de l’ensemble du personnel de la société.

Le logiciel document unique, prévention des risques 1-One constitue donc un support de communication pour les risques et actions de prévention, mais également un outil de suivi de la politique de santé sécurité au travail mise en place, et un outil de reporting de la prévention avec la production à la demande du Document Unique, des Plans d’Action mais également du PAPRIPACT et de tout autre rapport personnalisé exploité pour piloter au plus juste les actions mises en œuvre pour prévenir la santé physique et mentale des salariés en situation de pandémie, qu’ils continuent à travailler sur leur lieu de travail habituel et aménagé dans les locaux de l’entreprise ou qu’ils soient en situation de télétravail.

En complément du module logiciel document unique, il est possible d’exploiter les fonctionnalités EPI du logiciel pour suivre et organiser la dotation aux personnels des équipements requis pour assurer leur santé sécurité,. Les données relatives aux EPI exploités sont restituées dans les différents rapports et éditions disponibles dans les différents modules du logiciel EVRP HSE, et notamment dans le DUERP ou document unique ainsi que dans les plans de prévention et PAPRIPACT.

Le logiciel SST 1-One informe les salariés des mesures mises en place en période de pandémie et de confinement (soutien psychologique, coaching à distance, réunion en visio-conférence quotidienne …)

Le module du logiciel SST registre de santé sécurité au travail et signalement des événements indésirable est ouvert à la demande afin que les salariés puissent signaler une situation à risque non identifiée, sur le lieu de travail afin qu'ils puissent faire une suggestion d’action de prévention, ou signaler une situation de mal-être ou de difficulté en télétravail afin que les services RH et services de prévention des risques professionnels puissent anticiper et adapter les actions de prévention(organisation du travail, fourniture d’EPI , cellule de soutien psychologique...).

Le logiciel 1-One, logiciel Document Unique et Logiciel SST est un outil complet et intuitif qui fournit une traçabilité complète des risques et actions pour améliorer les démarches de prévention et de répondre aux normes de certification de type MASE ou ISO QHSE.

Dans le cadre de nos prestations, pour la mise à jour de votre Document unique, nous pouvons vous accompagnons dans l’enrichissement de vos catalogues de risques et d’actions, pour la définition de votre PAPRIPACT / PAP, vos plans pluriannuels d’action avec le logiciel 1-One, ceci afin que vous disposiez d’un Document Unique à jour qui restitue au plus juste vos actions de prévention quelle que soit l’évolution de votre société et du contexte de pandémie.

Notre organisation nous permet de continuer à délivrer sans altération de service nos prestations à nos clients pendant la période de pandémie, pour toute information nous restons à votre disposition.

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